Es gibt diesen Moment, in dem man merkt: Unser Wissen wächst schneller, als wir es weitergeben können.
So ging es uns im Förderverein Kindertagesstätte Weltentdecker e.V.: Jahrelang haben wir unsere Vereinsarbeit sowohl über die Cloud als auch – ganz klassisch – in unseren Köpfen organisiert. Daher habe ich versucht, alles in Text- und Markdown-Dateien zu gießen: Protokolle, Prozesse, IT-Anleitungen sowie Kontakte. Und ja – für ein, zwei Jahre funktionierte das. Somit konnten wir den Verein leiten, Dokumente anlegen und Projekte umsetzen.
Doch dann kam der Punkt, an dem die Informationsflut uns überrollte:
- Wenn eine Neustrukturierung der Cloud anstand, dann wussten wir plötzlich nicht mehr, wo was liegt.
- Und wenn ein neues Vorstandsmitglied dazukam, war der Einstieg alles andere als niedrigschwellig.
- Oder wenn eine Frage zur Öffentlichkeitsarbeit oder IT-Infrastruktur aufkam, dann versteckte sich die Antwort in einer von Dutzenden Dateien – wenn überhaupt.
Das konnte so nicht weitergehen.
Die Lösung: Unser eigenes Wiki – zentral, lebendig, für alle
Also haben wir uns als Vorstand für einen radikalen Schritt entschieden:
Ein Wiki direkt auf unserem Server. Kein externes Tool, keine verstreuten Dokumente – sondern eine zentrale Wissensdatenbank, die jederzeit, von überall und für jeden zugänglich ist.
Was ihr dort findet? Alles, was den Verein am Laufen hält:
🏛️ Vereinsorganisation
- Wie läuft ein Vorstandswechsel ab?
- Welche Termine und Festlichkeiten stehen an?
- Wie werden Protokolle angefertigt – und warum?
💻 IT & Infrastruktur
- Dateiversionierung in der Cloud: Warum machen wir das – und wie?
- Welche Portale und Tools nutzen wir?
- Wie funktionieren Backups, Serverpflege und Software?
- Unser selbst entwickelter Mail-Verteiler – und wie man ihn nutzt
🤝 Ressourcen & Kooperationen
- Wo gibt es kostenlose Bilder/Videos für Präsentationen?
- Welche Dienstleister und Gesprächspartner unterstützen uns?
- Öffentlichkeitsarbeit: Was müssen wir beachten?
📋 Service & Best Practices
- Förderrichtlinien, Förderanträge, Projektmanagement
- Checklisten für wiederkehrende Aufgaben
Und das Beste? Über 30 Artikel sind bereits innerhalb von einem halben Jahr entstanden – und es werden monatlich mehr. Das Wiki ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern:
🔹 Das neue Herz unseres Teams – für aktuelle Mitglieder.
🔹 Die Lebensversicherung für die Zukunft – für kommende Vorstände und Engagierte.
🔹 Ein niedrigschwelliger Einstieg – für alle, die mitmachen wollen.
Warum das Wiki ein Game-Changer ist
| Vorher | Jetzt |
|---|---|
| Wissen verstreut in Cloud-Ordner und Köpfen | Alles an einem Ort – strukturiert und durchsuchbar |
| Einarbeitung: „Frag mal Mike!“ | Selbstständiges Lernen möglich |
| Dokumente veralten still | Aktualisierungen in Echtzeit |
| Neue Mitglieder brauchen Monate, um sich einzuarbeiten | Schneller Einstieg durch klare Anleitungen |
Das Wiki ist kein statisches Archiv – es lebt.
Jeder kann mitwirken, Artikel ergänzen oder neue Themen einbringen. So wird es immer besser, immer vollständiger.
Wie geht’s weiter?
Mit dem Wiki haben wir einen wichtigen Schritt in die Zukunft unseres Vereins gemacht. Es steht allen zur Verfügung und ermöglicht eine effizientere, transparente und nachhaltige Zusammenarbeit. Denn das gesammelte Wissen ist nun für alle zugänglich – sowohl für langjährige Mitglieder als auch für neue Engagierte.
💡 Ein besonderer Dank geht an alle, die bereits Artikel beigesteuert, korrigiert oder einfach nur gelesen haben. Denn gemeinsam machen wir den Verein nicht nur aktiv – sondern auch zukunftssicher.